Protocollo A.Se.F N° 1501/2026 del 25-09-2026

Policy sul trattamento dei dati personali nei profili commemorativi

Informativa per il cliente, i familiari e gli utenti della piattaforma ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 e dell’art. 2-terdecies del d.lgs. 196/2003, per quanto applicabili, oltre che in conformità al Provvedimento del Garante per la Protezione dei dati Personali n. 90 del 12 febbraio 2026 [doc. web n. 10224476] consultabile al link di seguito indicato https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/10224476.

1 Oggetto del servizio

A.Se.F. offre al cliente del servizio funebre la possibilità di richiedere la creazione di un profilo digitale interattivo dedicato alla persona defunta sulla piattaforma messa a disposizione dalla Società. Il profilo permette di conservarne il ricordo e di ricevere commenti, pensieri e messaggi di cordoglio di terzi.

La presente policy riguarda esclusivamente questo servizio commemorativo, attivato su richiesta del cliente, e le interazioni degli utenti. Il servizio non si fonda su contratti con Comuni o su attività di gestione di registri cimiteriali; i profili non sono creati automaticamente né mediante importazione di elenchi pubblici. Restano distinti i trattamenti necessari alla gestione del servizio funebre, descritti nella relativa informativa contrattuale.

Le attività sono svolte nel rispetto dell’interesse al riserbo personale e familiare dell’interessato deceduto e delle relative famiglie.

2 Titolare del trattamento e contatti

Il titolare del trattamento è A.Se.F. S.r.l. con Socio Unico – Azienda Servizi Funebri del Comune di Genova con sede in Genova, Via I. Frugoni 25A contattabile all’indirizzo e-mail [email protected] e mediante comunicazione alla sede. Il Responsabile della protezione dei dati, è contattabile al n. 010/2915209. A.Se.F. determina le finalità e le modalità essenziali del servizio.

3 Attivazione e ambito dell’autorizzazione

Prima dell’attivazione il cliente riceve questa policy e sottoscrive una specifica autorizzazione. Il rifiuto non pregiudica l’erogazione del servizio funebre.

Il cliente indica il rapporto con il defunto e il titolo in base al quale formula la richiesta. L’autorizzazione non attribuisce al firmatario un potere esclusivo sui dati del defunto e non sostituisce i consensi eventualmente necessari per i dati delle persone viventi.

4 Categorie e provenienza dei dati

Sono trattati tutti i dati personali eventualmente forniti, raccolti o altrimenti acquisiti che risultino pertinenti e necessari per la creazione, gestione, pubblicazione e aggiornamento del profilo commemorativo, per la gestione del rapporto con il cliente, nonché per consentire agli utenti di inviare e pubblicare messaggi e per assicurare la corretta gestione del servizio.

A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono essere trattati:

• con riferimento al defunto: nome e cognome, date di nascita e di morte, fotografia, testo commemorativo, informazioni relative alla cerimonia funebre e ulteriori informazioni eventualmente contenute nei contributi o nei commenti degli utenti. I dati destinati alla pubblicazione sono forniti dal cliente e verificati prima della pubblicazione;
• con riferimento al cliente: dati identificativi e di contatto, rapporto dichiarato con il defunto, autorizzazioni, dichiarazioni e ogni altro elemento strettamente necessario a verificarne la legittimazione. Tali informazioni non sono pubblicate sul profilo commemorativo;
• con riferimento agli utenti che inviano pensieri o messaggi: nome o nome visualizzato, contenuto del messaggio, indirizzo e-mail e ogni altra informazione eventualmente necessaria per gestire l’invio e le successive richieste dell’utente.

Gli eventuali dati tecnici relativi alla navigazione, al funzionamento del sito e alla sicurezza sono descritti nella relativa informativa del sito.

5 Finalità, presupposti e interesse legittimo del trattamento

I dati del defunto sono utilizzati esclusivamente per creare e mantenere il profilo commemorativo autorizzato e consentire le interazioni richieste. Il trattamento è attivato sulla base della richiesta e dell’autorizzazione specifica del soggetto legittimato, nel quadro delle tutele post mortem dell’art. 2-terdecies del Codice. La firma non è qualificata come consenso prestato dal defunto né autorizza ogni ulteriore uso dei dati.

Per il trattamento dei dati del defunto, il legittimo interesse perseguito risiede nell’interesse dei familiari richiedenti (o comunque di chi agisce nell’interesse del defunto) a commemorarlo, conservarne il ricordo attraverso il profilo digitale e ricevere messaggi di cordoglio. Il trattamento è limitato ai dati e alle funzionalità necessari a tali finalità, ferme le facoltà di interruzione e i diritti descritti nelle sezioni 10 e 11.

Per i dati del cliente necessari a gestire la richiesta e il servizio accessorio opera l’art. 6, par. 1, lett. b), del Regolamento. (Come meglio specificato nel documento “1) Informativa Ordine Cliente”) [LINK]. La pubblicazione di dati propri del cliente, ove richiesta, e il trattamento dei dati degli utenti per pubblicare messaggi di cordoglio si fondano sul consenso specifico ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), raccolto prima della pubblicazione e revocabile in ogni momento.

I dati necessari a gestire le istanze e adempiere obblighi normativi sono trattati ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c). Gli eventuali trattamenti strettamente necessari alla sicurezza e alla difesa di un diritto si fondano sull’art. 6, par. 1, lett. f), previa verifica del bilanciamento con i diritti degli interessati. Non vengono utilizzati per proseguire la pubblicazione dopo la revoca.

Il conferimento dei dati per il servizio commemorativo e per i commenti è facoltativo; la mancanza dei soli dati necessari impedisce la corrispondente funzionalità. Il consenso ai commenti non comprende il marketing. I dati acquisiti tramite il servizio non sono utilizzati per inviare comunicazioni promozionali.

6 Visibilità e canali di pubblicazione

Il modulo di autorizzazione indica espressamente che il profilo è interattivo e accessibile al pubblico. I contenuti e i commenti possono essere consultati anche da soggetti estranei alla famiglia, copiati o condivisi da terzi e, secondo la configurazione del sito, reperiti tramite motori di ricerca. La pubblicazione costituisce diffusione dei dati.

Il cliente può chiedere in ogni momento l’interruzione del trattamento e la chiusura del profilo digitale interattivo.

7 Commenti e tutela dei terzi

Prima della creazione del profilo, l’utente può consultare questa policy e presta il proprio consenso mediante una casella non preselezionata. Il modulo rende evidente quali elementi saranno pubblicati. Il semplice accesso al profilo non equivale al consenso alla pubblicazione dei dati del visitatore.

I messaggi devono avere contenuto commemorativo ed essere rispettosi. Non devono riportare recapiti privati, informazioni riservate sui familiari o su altre persone, contenuti offensivi, pubblicità o dati non pertinenti. Non sono ammessi dati sulla salute, cause cliniche della morte, dati genetici, sulla vita sessuale, informazioni giudiziarie o altri dati particolarmente delicati.

Chiunque può segnalare un contenuto ai recapiti della sezione 2, indicando il profilo e il messaggio interessati. In presenza di elementi concreti di pregiudizio, A.Se.F. ne sospende cautelativamente la visibilità durante le verifiche.

8 Modalità di trattamento e destinatari

I dati sono trattati con strumenti informatici e, per le autorizzazioni, anche su supporto cartaceo, con accessi riservati al personale autorizzato e misure tecniche e organizzative adeguate. Non sono previste creazioni automatizzate di profili, profilazione degli utenti o decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati ai sensi dell’art. 22 del Regolamento.

Possono accedere ai dati i fornitori di hosting, manutenzione e gestione della piattaforma incaricati da A.Se.F., designati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 quando operano per suo conto, nonché professionisti e autorità nei limiti delle rispettive funzioni e dei presupposti di legge. Le categorie di destinatari e le informazioni sui fornitori sono disponibili su richiesta. I dati pubblicati sono inoltre accessibili al pubblico descritto nella sezione 6.

9 Durata della pubblicazione e conservazione

I dati personali sono conservati per il periodo necessario al perseguimento delle finalità commemorative descritte nella presente policy, tenendo conto della durata del servizio richiesto e verificando periodicamente la necessità della loro ulteriore conservazione, fatte salve le richieste di cancellazione o di interruzione del trattamento formulate dai soggetti legittimati.

10 Interruzione del trattamento e rimozione

Il cliente può ritirare in qualsiasi momento l’autorizzazione e chiedere la chiusura del profilo. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento anteriore alla revoca.

I soggetti legittimati ai sensi dell’art. 2-terdecies possono chiedere, anche se non hanno sottoscritto l’autorizzazione, la rettifica dei dati, la rimozione di singoli contenuti, l’oscuramento del profilo, la limitazione o la cessazione del trattamento, nei presupposti previsti dalla legge.

Accolta la richiesta, A.Se.F. si attiva anche verso eventuali fornitori per interrompere la pubblicazione. Nei casi previsti dagli artt. 17, par. 2, e 19 del Regolamento, adotta le misure ragionevoli per informare gli altri titolari o destinatari. La Società non può garantire l’eliminazione immediata di copie autonomamente conservate da terzi o delle copie nei motori di ricerca.

Possono essere conservati, separatamente e senza diffusione, soltanto gli elementi necessari a documentare autorizzazioni, consensi, richieste e riscontri o a rispettare obblighi di legge e difendere diritti, per i pertinenti termini di obbligo o prescrizione. I dati personali sono conservati per il periodo necessario al perseguimento delle finalità commemorative descritte nella presente policy, tenendo conto della durata del servizio richiesto e verificando periodicamente la necessità della loro ulteriore conservazione, fatte salve le richieste di cancellazione o di interruzione del trattamento formulate dai soggetti legittimati. Tale conservazione non autorizza il mantenimento online dei contenuti.

11 Diritti degli interessati e riguardanti persone decedute

Le persone viventi possono esercitare, nei relativi presupposti, i diritti previsti dagli artt. 15–22 del Regolamento: accesso e copia dei dati, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione. Possono inoltre revocare il consenso e proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, tramite www.garanteprivacy.it, o rivolgersi all’autorità giudiziaria.

Per i dati della persona deceduta, l’art. 2-terdecies consente l’esercizio dei diritti degli artt. 15–22 a chi abbia un interesse proprio oppure agisca a tutela del defunto come mandatario o per ragioni familiari meritevoli di protezione. La legittimazione non è riservata al contraente, agli eredi o ai parenti di primo grado.

Si applicano i limiti di legge e, nell’offerta diretta di servizi della società dell’informazione, l’eventuale divieto scritto comunicato dal defunto al titolare: deve esprimere una volontà specifica, libera, informata e inequivoca, può riguardare singoli diritti ed essere stato modificato o revocato in vita. Non può pregiudicare i diritti patrimoniali dei terzi derivanti dalla morte né la difesa in giudizio dei loro interessi.

12 Come presentare una richiesta

Il cliente, gli utenti e i soggetti legittimati ai sensi dell’art. 2-terdecies del Codice possono esercitare i rispettivi diritti scrivendo ai recapiti indicati nella sezione 2, senza necessità di registrarsi alla piattaforma. Per le richieste riguardanti il defunto, occorre indicare il titolo di legittimazione.

13 Cookie e aggiornamenti

I trattamenti connessi alla navigazione, ai cookie e agli eventuali servizi di terzi sono descritti nell’informativa del sito e nella cookie policy disponibile nella Home del sito www.asef.it. Le scelte sui tracciamenti non necessari sono raccolte separatamente; l’autorizzazione al profilo o il consenso al commento non le sostituiscono.

La versione consegnata al cliente è identificata e conservata insieme all’autorizzazione. Le modifiche sono comunicate in modo accessibile; nuove finalità, nuovi canali o un ampliamento della diffusione non sono introdotti sulla sola base di un aggiornamento della policy, ma richiedono il pertinente presupposto di liceità e, ove necessario, una nuova autorizzazione o un nuovo consenso.

Versione della policy: Vers. 01_09/2026.